Cómo organizar tu agenda para que sea efectiva

A partir de esta semana empiezo a compartir contigo una serie de post sobre organización y gestión de tiempo que lleváis tiempo pidiéndome. Porque es precisamente en este punto donde se encuentra una de las claves para tener tiempo para ti. Hoy quiero contarte cómo puedes organizar tu agenda para que sea realmente efectiva.






La agenda es una herramienta muy útil para el día a día si se sabe utilizar bien. No basta con apuntar tareas aprovechando el espacio disponible en cada día de la semana, sino que debe ser parte de una planificación más a largo plazo, como la planificación mensual y la anual. Pero de todo esto te hablaré más adelante. 

Por otro lado, la utilidad de la agenda puede cambiar mucho dependiendo de si está en tu mano distribuir todo tu tiempo (emprendedoras por ejemplo) o si solo dispones de parte de él; si tienes grandes proyectos que gestionar o solo unas pocas tareas; si dependen de ti todas las decisiones o debes coordinarte con alguien más para llevar a cabo alguna actividad...

En todo caso, hay algunos aspectos comunes a todas las situaciones que debes tener en cuenta:

1. Define bloques de tareas: agrupa todas las tareas de un mismo área (limpieza, tiempo para mi, asuntos familiares). Te ayudará a tener una visión global de todo lo que tienes que hacer y te permitirá agrupar tareas en el mismo día. De esta forma podrás ahorrar mucho tiempo y avanzar más rápido en la realización de cada bloque.

2. Elige una tarea Clave de cada bloque: una tarea clave es una tarea importante, prioritaria. Esa tarea que al hacerla te hará sentir productiva y que avanzas. Porque igual te da tiempo a hacerlo todo lo que tienes en tu lista, pero igual no. Y, créeme, no ha nada peor que terminar el día y darte cuenta de que lo importante, ha quedado sin hacer. Así que elige una tarea clave de cada bloque que si o sí quieres hacer esta semana y dale prioridad máxima.

3. Termina y tacha: la clave está en “terminar” tareas y no tanto en empezarlas. Empezar es fácil, pero pasar a otra actividad sin terminar la anterior, también lo es. Por eso, debes poner el foco en terminar la tarea que empiezas. No importa si te va llevar todo el día y no tendrás tiempo de hacer nada más. Porque al terminar puedes tachar la tarea de tu lista y ese sencillo gesto te llenará de motivación para continuar. 

4. Tiempo para ti: tú misma debes considerarte como un bloque de tareas, el más importante porque de ti depende todo lo demás. Si tú no estás bien, no dedicas tiempo a descansar o cuidarte, y sientes que te falta tiempo ti, será muy difícil que encuentres el ánimo necesario para hacer todo lo demás y tu planificación fallará en cualquier momento. Recuerda que detrás de una persona productiva y feliz, hay una mujer que se dedica tiempo ;)

5. Deja tiempos para imprevistos: Los imprevistos, como bien indica su nombre, no se pueden preveer. Pero sí puedes preveer que tendrás imprevistos. Una agenda funciona cuando los tiempos marcados para cada tarea son realistas y hay espacio para los imprevistos. Si planificas cada minuto de tu agenda con actividades y tareas, toda la semana puede irse a traste por un imprevisto “no previsto” y te sentirás muy frustrada.



¿Y tú? ¿Qué tal te llevas con tu agenda? ¿Sueles cumplir tus planes o te la saltas cada dos por tres?



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